2018年05月05日

Googleフォームのコツ

 簡単にアンケート・お問い合わせフォームに利用できる「Googleフォーム」。
 Googleのアカウントがあれば、無料で利用することができます。

 Googleフォームのホーム: https://docs.google.com/forms/

 集計やスプレッドシートへの記録なども可能です。

 もともとはアンケート用ですが、テストに使えるように質問に点数を割り当てて自動採点という機能もつきました。
 Googleフォームだけではなく、Google Apps Scriptを組み合わせることで、簡単に業務システム的なものも作ることができます。

 最近は、ファイルのアップロードも可能になりました。(※回答者にグーグルアカウントが必要)
 アップロードされたファイルは、Googleドライブに保存されます。


 Googleフォームの作成方法や機能説明などは、検索するとたくさんあるので割愛させていただきます。
 ツールやさまざまな業務用フォームなどを作ってきて分かったポイントにつて書きたいと思います。


1.選択項目の一括登録
 複数の選択肢から選ぶ形式は次のものがあります。
・プルダウン
・ラジオボタン
・チェックボックス
・選択式(グリッド)
・チェックボックス(グリッド)

 ※行と列それぞれで可能

 選択肢の項目が少なければ、一つずつ入力しても手間ではありません。
 しかし、数十〜数百となると、いちいち入力していられません。
Googleフォームで業務システム事例「開業前搬入(初期搬入)」』では、各テナントをプルダウンにて設定しました。商業施設では、多いところでは250店舗を超えます。

 選択形式ではなく、記述式にして入力してもらうという方法もあります。
 単なるアンケートであれば構いませんが、スプレッドシートでリアルタイムに自動集計したいなど自動化には向きません。人によって「テナント・ショップ」や「テナントショップ」などのように表記にゆれがありますし、入力間違いもあります。
 ミスを少なくするには、プルダウンなどの選択形式が適しています。

 大量の選択肢をまとめて登録できないか、いろいろ試したところ一括登録ができました。
 まず、選択肢をメモ帳やテキストエディタで箇条書きにします。
 1行・1項目で改行します。

 次に、このテキストをコピーします。
 Googleフォームの項目に貼り付けます。

 改行で区切られて、別項目として入力されます。
 実際に、230項目を登録したのが下記の動画です。





2.セクションの追加
Screenshot 2018-05-05 at 12.10.57.png
 セクションは、フォームの区切りです。
 そのまま質問を追加していくと、縦に長いページになります。
 セクションでページが変わるので長くなりすぎることがありません。

 質問の回答によって、飛ばしたい・質問内容を変えたいということがあります。
「問3で、Aと回答した方に…」というパターンです。

 予めセクションで区切っておくと、質問の設定(右下の点が縦に3つ並んだ部分)から「回答に応じてセクションに移動」が設定できるようになります。
Screenshot 2018-05-05 at 12.17.20.png

 選択ごとに、どのセクションに飛ぶか・フォームを送信するかを選べます。
「フォームを送信」は、このあとに質問があっても終了して内容を送信します。
Screenshot 2018-05-05 at 12.20.10.png

 セクションで区切ると、「セクションのコピー」ができるようになります。
 例えば、経費の登録フォームを作るとして、日付・科目・内容・金額という質問を作ります。この質問の組み合わせを5つ作りたい場合は、セクションで区切っておいて、セクションのコピーをします。
 セクションはあとから、「上と結合」で一つにまとめることもできます。
Screenshot 2018-05-05 at 12.26.04.png

 こうした同じ内容の繰り返しの場合は、セクションの最後に「追加登録・終了」という質問を作ると無駄な操作がなくなります。追加登録を選んだら、次のセクションに進む、終了を選んだらフォームを送信する設定にします。


3.回答の検証
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 記述式と段落の質問では、解凍の検証という機能が使えます。
 メールアドレスの形式にしたい。URLの形式にしたい。数字のみで100以上にしたいなど、設定が可能です。
 一致しない場合は、入力中でも表示が赤くなってエラーに気づくようになっています。エラー時のメッセージを変えることもできます。
 正規表現も使えるので、ハイフン入りの電話番号などにも対応できます。

Screenshot 2018-05-05 at 12.47.00.png

 入力する文字に無頓着な人が多いので、全角と半角が混在したり、電話番号の区切りが「−:ハイフン」ではなく「ー:長音」になっていたりします。
 うちのお客様でも、入力のルールが部署や営業所で異なるため、検索がうまく行かなかったり…

 入力のルールを徹底するのは、時間やコストの面でも難しいですし、いつの間にか忘れられたりします。
 なので、フォーム側でしっかりと設定しておくと、データを活用しやすくなります。


まとめ
 フォームの解答をスプレッドシートに入れて、自動集計したり、Google Apps Scriptと組み合わせて業務システム化する場合にもこうしたポイントを抑えることで安定して使えるものになります。

 うちでは、空メールを送るだけのフォームとか、スプレッドシートの帳簿に入力する用のフォームなどを作って効率化をしています。また、Gmail・スプレッドシート・Google Apps Scriptなどと組み合わせて、業務システムとしてお客様に提供しているものもあります。

 ぜひ活用してみてください。
posted by Outliner 伊藤 崇 at 13:35| ライフ