2016年11月19日

Googleフォームとスクリプトでポメラにテキストを送る #DM200 #Windows #Android

GFormpomeraSync.png




 ポメラSyncを同期ではなく、単純にポメラとテキストデータをやりとりする用途で私は使っています。
 パソコン側で検索した資料や、URLをポメラに送って原稿を仕上げるという形です。
 本にも書きましたが、調べながら書くというのは文章のトーンや勢いに影響しますので、調べることと、書くことは切り離した方がうまくいきます。

 MacやiPhoneなどiOSの場合は、メモで同期ができますが、WindowsやAndroid・ChromeOSではちょっと手間がかかります。
 そこで、もっと簡単にスマートフォンやパソコンからポメラにテキストを送る方法として、GoogleフォームとGoogle Apps Script、Gmailのフィルタを組み合わせた仕組みを作りました。

 Googleフォームは、簡単にアンケートの作成や投票・小テストなど、さまざまな情報収集を簡単にできるサービスです。Googleのアカウントを持っていれば誰でも、無料でフォームを作ることができます。
 このGoogleフオームを使って、ポメラSync用の投稿フォームを作成します。
 フォームのURLを共同作業の仲間に知らせると、ポメラへテキストを送ってもらうということも可能になります。


●フォームを作成する
 Googleドライブにログインして、「新規」をクリックします。
「その他」の中にある「Googleフォーム」をクリックします。

 作成の画面がでますので、まずフォームの名前を付けます。
「無題のフォーム」という部分を、自分の好きな名前にします。
 これで、フォームに名前が付きました。


・質問項目を設定する
 まずは、ファイル名(件名)を入力する部分を作ります。
 無題の質問という部分をクリックして、「ファイル名」などの名前を付けます。
 右側にある、「◎ラジオボタン」という部分の▼をクリックします。
「記述式」をクリックします。
 ここは空欄にするとまずいので、右下の「必須」という部分をクリックします。色が付いた状態であれば、必須に設定されています。

 次に、本文を入れる質問項目を追加します。
 左側に、●の中に「+」が書かれたアイコンがあります。
 マウスを合わせると、「質問を追加」とでます。
 これをクリックします。

 先ほど設定したファイル名の下に、新しい質問ができます。
 質問と書かれている部分に「内容」などの名前を付けます。

 右側にある、「◎ラジオボタン」という部分の▼をクリックします。
「段落」をクリックします。

※記述式は改行できない1行の記入枠で、段落は改行を含む長文が入力できます。

 こちらも、空欄ではまずいので、必須に設定します。

 これでフォームの設定は終わりました。
 フォームが入力されたら、自分のGmailに送るように設定します。


●Google Apps Scriptでメール送信する
 ここでは、Google Apps ScriptというGoogleのプログラミング環境を使います。
 これもGoogleのアカウントがあれば無料で利用できます。GoogleのGmailやスプレッドシート・ドライブなどを連携させることができるので非常に便利です。

 スクリプトとかマクロとか難しいという方もご安心ください。
 ちゃんと用意してあります。

スクリプトテキスト

 上のスクリプトテキストをクリックして、表示されたテキストをコピーしておいてください。


・スクリプトエディタを開く
 右上の送信の横に、縦に点が三つ並んでいる部分があります。
 ここをクリックして、「スクリプトエディタ」をクリックします。

GFscript.png

 スクリプトエディタの画面が表示されたら、「コード.gs」という中に書いてある内容をすべて消します。
 先ほどコピーしておいた、スクリプトテキストを貼り付けます。

GASpomeraSync.png

 自分の環境に合わせて、一部分を書き換えます。

 エイリアスアドレスを設定と書いてある行の、「'username+Sync@gmail.com'」の「'」で挟まれたメールアドレスを自分のGmailアドレスに変更します。
 これは、後でフィルタを作成するためエイリアスアドレスにします。

username+任意の文字列@gmail.com
 
 次に、ファイル名と内容の項目名を設定します。
 先ほど作った、フォームで設定した項目名になります。
 ファイル名・内容以外の項目名にした場合は、書き換えてください。
 ここが合っていないと、内容がうまく取り出せないので確認してください。

 書き換えが終わったら保存します。
 四角いアイコンで、マウスを合わせると「保存(Ctrl+S)」とでます。
 これをクリックします。

 次に、右向きの三角アイコンの「実行」をクリックします。

「承認が必要です」というウインドウがでますので、「続行」をクリックします。
「承認する」をクリックします。

 上の方に、赤い枠でエラーが出ます。 ※エラーになるのは正常なので気にしないでください。
 表示しないという部分をクリックして消してください。
 ※このスクリプトは、フォームを送信したときに動くものなので、そのまま実行するとエラーになります。

 スクリプトの準備ができたら、実行するためのトリガーを設定します。

・トリガーの設定
 丸い時計のようなアイコンをクリックします。マウスを合わせると、「現在のプロジェクトのトリガー」と表示されるものです。

GFProjectTrigger.png

「トリガーが設定されていません〜」という文字の部分をクリックします。
 実行とイベントを設定します。

実行: 「submitForm」
イベント:「フォームから」 「フォーム送信時」

 初期状態でこの状態になると思いますが、違っていたら変更してください。
「保存」ボタンをクリックします。

 スクリプトエディタの画面で、再度「保存」のアイコンをクリックしてください。

 これで準備ができたので、スクリプトエディタのタブウインドウは閉じてかまいません。


・フォームのテスト送信
 Googleフォームの画面に戻ります。
 右上の「送信」ボタンをクリックします。

 フォームを送信というウインドウがでます。
 送信方法には、アイコンで「メール」・「リンク」・「HTMLを埋め込む」が並んでいます。
 真ん中の「リンク」をクリックします。
 URLが表示されるので、右下のコピーをクリックします。

 コピーしたURLをブラウザの新しいタブに貼り付けてアクセスしてください。

 表示されたフォームの項目に文字を入力して、送信ボタンをクリックします。
「回答を記録しました。」とでればOKです。

 Gmailを開いて、メールが届いているか確認します。


●フィルタの作成
 Gmailの「設定」を開きます。
「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックします。
 ページ下の、「新しいフィルタを作成」をクリックします。

Filter1.png


「From」に自分のGmailアドレスを入れます。(username@gmail.com)
「To」に、フォームで設定したエイリアスのアドレスを入れます。(username+任意の文字列@gmail.com)
 ウインドウ下部にある、「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。


GFilterLabel.png

「ラベルを付ける」という項目にチェックを入れて、ラベル選択で「Notes/pomera_sync」を設定します。

 メールが受信トレイに表示されると面倒なので、次の項目にもチェックを入れます。
「受信トレイをスキップ(アーカイブ)」
「既読にする」


 先ほど送ったテストメールが処理されるか確認するために、「?通の一致するメッセージにもフィルタを適用する。」にチェックを入れます。

「フィルタを作成」ボタンをクリックします。

 フォームから送ったメールが、Notes/pomera_syncに入っているか確認してください。
 入っていたら、DM200でポメラSyncを実行して、同期されるか確認しましょう。


●注意点
 Googleフォームの制限で、20,000文字を超えるとエラーで送れないことがあります。
 一度エラーが出ると、10,000文字程度に減らさないと送れなくなります。
 状況によって、23,000文字まで送れたり、20,000文字以下にしないと送れなかったりと不安定な部分があります。
 送信可能な文字数を探るべくいろいろ試してみましたが、一度送れた文字数が送れなかったりと厳密な条件は不明です。
 安全に送れるのは、10,000文字ぐらいと思っていた方がいいかもしれません。


●まとめ
 スクリプトを使ったりと、ちょっと大変かもしれませんが一度設定してしまえばフォームから送るだけなので非常に楽です。
 Android端末のGmailアプリは、HTML形式のメールのみとなっています。ポメラSync可能なプレーンテキストでは送ることができません。ブラウザをPC用の表示にして、パソコン向けの送信画面から送るなど手軽とは言いがたい環境でした。
 このフォームにしてから、Android端末からも気軽にポメラへ資料を送れます。

 実際この記事も、画像などのリンクやタグをパソコン側で作成して、ポメラSyncで送って仕上げています。

 スマートフォンやパソコンのブックマークに入れておけば、気になった記事やメモを簡単にポメラへ送ることができます。


フォームから、リンクをポメラへ送り、執筆はポメラ。
完成原稿は、ポメラからアップロードでDropboxに送ったものをブログに反映。
posted by Outliner 伊藤 崇 at 07:00| Comment(0) | ポメラ・電子ノート
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