2015年02月28日

すべての連絡を前もって計画しておく

 連絡は、手紙・電話・メール・SNSとさまざまな手段が使われるようになりました。最近は、手紙は減ってネット経由のものが中心になっています。

 メールにしろSNSにしろ、手軽に送れてしまうので、意識して使わないと膨大な量のやりとりが発生してしまいます。これにいちいち対応していると、それだけで1日はあっと言う間に過ぎてしまいます。

 これを避けるには、連絡も計画的にやることです。

 電話を掛ける前に内容やポイントをメモするのは当然のことながら、メールなどをチェックする時間なども計画してしまいましょう。

 ながら仕事やマルチタスクは、ヒューマンエラー(人為的ミス)を起こしやすくなります。一つのことだけを集中してやり遂げてから、次に移るというのが結果的に生産性を向上させます。

 一つのことに集中するのをじゃましているのが、メールやSNS・電話などです。こちらの都合に関係なく、突然割り込んできます。

 物事に向き合う時間を確保するためには、割り込みにならないようにコントロールしてしまうことです。

 電話は、留守番電話にします。これは、できれば電話機の機能ではなく、センター側でメッセージを預かるものにします。通知はあるにしても、問い合わせして確認する方が、後々処理しやすくなります。

 メールは、自動受信をやめて、チェックする時間を決めます。

 私は、自動受信などはそのままにして、ネットワーク自体を切っています。

 こうすることで、まとまった集中できる時間が確保できます。


 受信だけではなく、発信するのも計画的に行います。
 相手の都合や、内容などをしっかり決めてから連絡が取れます。

 電話で話した方がいい場合も、あらかじめ計画してあれば事前にメールで連絡ができます。

「○○の件について、電話でご相談したいのですが、○時頃にご連絡させていただいてもよろしいでしょうか」

 こうして事前に連絡をもらえば、その時間は移動中だからずらして欲しいとか、調整ができます。
 落ち着いて話をすれば、より生産的になります。

 歩きながら電話をしていても、話が込み入ってきたり、重要な判断が必要な内容になると、自然と立ち止まります。これは、内容に集中してよりよい判断をしようとするためです。

 1日に数回、チェックや連絡のための時間を決めて、それ以外の時間は、一切見ないようにします。
 最初は不安になりますが、ほとんど影響はありませんでした。

 待ち合わせなどで、頻繁に連絡を取る必要があるときは、その時間を連絡タイムに割り当ててしまいます。

 連絡を計画的にすることで、電話やスマートフォンのバッテリーが節約できるという効果もありました。

 まずは、朝一番でメールをチェックするのをやめてみてはいかがでしょうか。朝は、創造的な仕事をするのに向いています。この時間にメールやSNSをチェックしていては、よいスタートを切れません。
 一仕事終えてから、メールをチェックするようにするだけでも、1日がかなり変わってきます。

 では、また次のテキストでお会いしましょう。
posted by Outliner 伊藤 崇 at 07:00| Comment(0) | ライフ
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